Etiske retningslinjer for Oslo Børs VPS Holding ASA-konsernet

Godkjent av styrene i Oslo Børs VPS Holding 16. mars 2016.

BAKGRUNN OG OMFANG

Selskapene i Oslo Børs VPS Holding ASA-konsernet (Oslo Børs VPS) er sentrale aktører i det norske verdipapirmarkedet, og er avhengige av omverdenens tillit. Omgivelsene forventer at vi utøver vår virksomhet med en svært høy etisk standard. Dette setter krav til selskapene i Oslo Børs VPS og til alle ansatte og tillitsvalgte.

Konsernets virksomhet er regulert av en rekke offentlige lover og forskrifter. Disse danner en ytre ramme for hvordan Oslo Børs VPS og ansatte kan opptre. De offentlige reglene regulerer imidlertid ikke alle deler av vår virksomhet, og setter dessuten ofte kun minimumsstandarder.

Oslo Børs VPS` evne til å skape tillit og troverdighet etableres gjennom kvaliteten på den kultur man langsiktig bygger inn i virksomheten. Vår bedriftskultur springer ut fra et sett av felles verdier som også gir god veiledning i etiske spørsmål. Verdiene i Oslo Børs VPS er Respekt, Ansvar, Lagånd og Fleksibilitet.

I enkelte tilfeller er det ikke entydige svar på hva som er korrekt opptreden. I slike tilfeller må situasjonen drøftes med nærmeste leder og/eller kollegaer.

Retningslinjene gjelder ansatte og innleid personell, men også så langt de passer for styrene / tillitsvalgte i konsernet.

Etiske leveregler

Gjennom konsernets verdigrunnlag skal vi skape et konsern hvor de ansatte:

BIDRAR TIL ET INKLUDERENDE ARBEIDSMILJØ PREGET AV ANSVARLIGHET OG LOJALITET

Oslo Børs VPS skal være et godt og utviklende sted å arbeide. Diskriminering, mobbing, trakassering og lignende atferd blir ikke tolerert. Konsernet skal ha et miljø:

  • som er inkluderende, der alle bidrar positivt for kolleger og for konsernets beste
  • hvor ulik bakgrunn og kompetanse anerkjennes og aksepteres
  • hvor alle opptrer med respekt for sine kolleger og andre de møter i sitt arbeid

Oslo Børs VPS skal legge til rette for ansattes trivsel og utvikling, men den enkelte ansatte har også et personlig ansvar for sin egen situasjon. Dette innebærer at den enkelte alltid må søke å bidra til å løse et problem og evt. ta opp forhold han eller hun er misfornøyd med.

Arbeidstiden skal benyttes til innsats for konsernet, og arbeidsoppgavene skal utføres effektivt og med tilstrekkelig høy grad av kvalitet.

Det forventes at medarbeiderne aktivt bidrar i faglige diskusjoner og reiser eventuelle motforestillinger før beslutninger fattes. Når en beslutning er fattet forventes det at ansatte forholder seg lojalt til denne.

Ledere har et særskilt ansvar som rollemodeller og bærere av bedriftskulturen. Ledere skal legge til rette for at spørsmål og problemstillinger av faglig og arbeidsrelatert art kan fremmes og diskuteres i en åpen og lyttende atmosfære, og sørge for at ansatte involveres i viktige beslutninger.

VISER RESPEKT OG OMTANKE FOR ANDRE MENNESKER

Likebehandling, åpenhet, ærlighet og profesjonalitet er grunnleggende i vår kontakt med omverdenen. Det forventes at ansatte i Oslo Børs VPS behandler alle personer man kommer i kontakt med gjennom arbeid eller arbeidsrelaterte aktiviteter med høflighet og respekt.

De interesser ulike aktører har i forholdet til Oslo Børs VPS skal ivaretas på best mulig måte. Enhetene i konsernet og de ansatte skal opptre som profesjonelle og pålitelige samarbeidspartnere og leverandører.

Oslo Børs VPS skal i intern og ekstern skriftlig kommunikasjon holde seg til en nøktern og alminnelig akseptert språkbruk.

ALDRI MISBRUKER SIN STILLING ELLER BERIKER SEG PÅ ANDRES BEKOSTNING

Ansatte skal i forbindelse med sitt arbeid ikke tilby eller ta imot personlige fordeler som er av en slik art eller har en slik verdi at det kan skade bedriftens eller den ansattes integritet eller troverdighet.

Ansatte kan ikke motta gave eller annen fordel fra kunde eller leverandør utover de rammer som er gitt i Personalhåndboken. Dette gjelder også ansattes nærstående dersom fordelen gis på bakgrunn av den ansattes stilling i Oslo Børs VPS.

Deltakelse på eksterne kurs, seminarer eller arrangementer skal være basert på faglige kriterier. Oslo Børs VPS skal så langt det er fornuftig og praktisk mulig selv dekke utgifter knyttet til slike arrangementer. Enhver ansatt skal klarere deltakelse på slike arrangementer med sin nærmeste overordnede.

Ansatte skal ikke motta rabatter ved kjøp av varer eller tjenester fra forbindelser, med mindre det dreier seg om en rabattordning som er tilbudt samtlige ansatte.

Arbeidsgivers datautstyr, data, materiell eller andre eiendeler skal benyttes til formål og aktiviteter som er relevant for arbeidet, og i tråd med gjeldende retningslinjer. Ingen må berike seg av Oslo Børs VPS` materiell.

Oslo Børs VPS skal ikke under noen omstendighet kunne settes i forbindelse med ulovlig bruk eller kopiering av programmer, filer eller annet datautstyr. Software som benyttes til arbeid i / for Oslo Børs VPS skal være lovlig/lisensiert.

HINDRER ROLLEBLANDING OG INTERESSEKONFLIKTER

Ingen ansatt må delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak når det foreligger omstendigheter som er egnet til å svekke tilliten til vedkommendes uavhengighet, eller hvor vedkommende har økonomiske eller personlige interesser i saken. For styremedlemmer gjelder de lovbestemte habilitetsregler.

Ansatte skal være åpen overfor sin leder om interne eller eksterne personlige relasjoner som kan tenkes å påvirke beslutninger eller atferd.

ER SPESIELT OPPMERKSOMME PÅ GENERELLE KRAV SOM STILLES TIL ANSATTE I ET KONSERN SENTRALT I VERDIPAPIRKJEDEN

Ansatte i Oslo Børs VPS skal ledes av både allmennetiske og forretningsetiske verdier og normer. Det enkelte selskap i konsernet skal konkurrere /opptre på en måte som ikke sår tvil om god forretningsetikk. Selskapene i konsernet skal heller ikke søke samarbeid med parter som bryter med allmennetiske og forretningsetiske verdier og normer.

Taushetsplikten er helt grunnleggende for den gjensidige tillit som må råde mellom Oslo Børs VPS, kunder, samarbeidspartnere og andre. Alle ansatte har taushetsplikt om forretningsmessige forhold man får kjennskap til gjennom jobben.

Opplysninger om kunder, samarbeidspartnere og andre skal behandles med konfidensialitet også internt i det enkelte selskap, med mindre det er informasjon ansatte trenger for å utføre sine arbeidsoppgaver.

Informasjon om interne forhold i Oslo Børs VPS og meningsutvekslinger og drøftinger av faglig art skal behandles med varsomhet.

Medarbeidere som ikke har en formell rolle overfor presse og media skal ikke uttale seg til media på vegne av Oslo Børs VPS eller dets datterselskaper, uten at dette er godkjent av det aktuelle selskaps ledelse på forhånd.

Ansatte bør ikke involvere seg i organisasjoner eller virksomhet som kan skade konsernets omdømme, er i konkurranse med Oslo Børs VPS el. Verv i virksomheter skal på forhånd godkjennes av ledelsen i det enkelte selskap.

Ansatte i Oslo Børs kan ikke ha verv i annen virksomhet som er involvert i handel i verdipapirer notert på Oslo Børs’ markedsplasser.

ER SPESIELT OPPMERKSOM NÅR DET GJELDER HANDEL MED FINANSIELLE INSTRUMENTER OG TILHØRENDE MELDEPLIKT 

Oslo Børs VPS har innført regler for handel i Oslo Børs VPS Holding ASA-aksjen. Det enkelte selskap har i tillegg innført særlige regler for ansattes handel med finansielle instrumenter. Disse reglene og kontrollen med at de følges, er omtalt i Personalhåndboken.

Ansatte som er i tvil om sine rettigheter, muligheter eller begrensninger når det gjelder kjøp og salg av finansielle instrumenter må ta opp saken med sine overordnede.

RAPPORTERER MISLIGHETER OG AVVIK

Ansatte skal rapportere misligheter og vesentlige avvik fra de etiske retningslinjene, herunder dersom noen av selskapene i konsernet opptrer på en ulovlig eller uetisk måte. Dette skal normalt rapporteres til nærmeste overordnede, daglig leder i det aktuelle selskap, internrevisjonen eller ved behov til konsernsjef. Man kan også rapportere til styreleder eller leder av kontrollkomité i det aktuelle selskap, eller styreleder i Oslo Børs VPS Holding.

Slike henvendelser skal behandles med stor varsomhet, både med hensyn til den/de som saken gjelder og medarbeideren som varsler. Det vil bli reagert strengt på ethvert forsøk på å undertrykke slik rapportering av kritikkverdige forhold, eller forsøk på gjengjeldelser mot en ansatt som på en lojal måte har varslet om kritikkverdige forhold.

Den som varsler skal garanteres full anonymitet dersom vedkommende ønsker det selv. Dersom det fremsettes slikt ønske, og saken er av en slik art at oppfølging av hendelsen i seg selv vil avdekke hvem som har rapportert den, skal det gjøres særskilte vurderinger før tiltak treffes.

Dersom den som varsler føler seg utrygg på beskyttelsen ved at det rapporteres direkte i linjeorganisasjonen, er det et alternativ å gå til personalsjef, kvalitets- og sikkerhets-/compliancesjef, eller ansattes tillitsvalgte eller verneombudet.
For rutiner om intern varsling, se Personalhåndboken.

KONSEKVENSER VED OVERTREDELSER

Overtredelse av Oslo Børs VPS` etiske retningslinjer kan medføre disiplinære reaksjoner, og kan i alvorlige tilfeller medføre oppsigelse eller avskjed.

Kontakt oss

Geir Heggem

Geir Heggem

Økonomidirektør konsern og IR
+47 22 34 17 22
+47 95 23 88 11